Dallo scoppio della pandemia, il grosso della forza lavoro europea, abituata a stare in ufficio, è stata costretta a lavorare da casa. L’epocale passaggio al lavoro a distanza è stato reso possibile dalla tecnologia, come i servizi fax online e le applicazioni per videoconferenze, i quali hanno fornito gli strumenti per agire come in ufficio, offrendo spesso ulteriori vantaggi. Poiché ora molte aziende possono accogliere nuovamente i talenti sul posto di lavoro, la domanda successiva è quale sarà la collocazione della forza lavoro nel lungo termine. eFax ha condotto una ricerca chiedendo ai leader IT del Regno Unito un parere sul modello di forza lavoro ibrida. Di seguito si riportano i risultati.

La sicurezza è una priorità fondamentale per qualsiasi organizzazione online. Con l’aumentare di anno in anno della quantità e del valore dei dati, cresce anche la necessità che le organizzazioni utilizzino le migliori misure di sicurezza per riuscire ad affrontare minacce nuove e in evoluzione.

Il fax è uno strumento che fa parte della produttività di aziende, Pubblica Amministrazione ma anche singoli cittadini ormai da tantissimo tempo. Inventato nel 1843 da Alexander Bain, il fax vanta dunque una storia ed un’evoluzione di oltre 150 anni. Dalla condivisione di documenti, all’invio di contratti, disdette, comunicazioni importanti etc. il fax si è rivelato e si rivela tutt’oggi in certi casi letteralmente indispensabile. L’era digitale, però, ha indubbiamente cambiato lo stesso concetto di fax, che non è più strettamente confinato all’apparecchio omonimo.

Fax online o posta elettronica certifica, è questo il dilemma per aziende e partite IVA in genere. Per comunicare con la Pubblica Amministrazione, ma anche con le altre aziende, occorre seguire precise procedure ed utilizzare solo i canali autorizzati. Un tempo, in sostanza, tutte le comunicazioni più importanti viaggiavano tramite posta tradizionale attraverso l’istituto della “raccomandata”, quasi sempre accompagnata da una ricevuta A/R che consente in sostanza di ricevere una notifica di consegna dal destinatario. Nessuna possibilità di scusa: una volta che il mittente riceve la notifica, vuol dire che il destinatario ha sicuramente in mano i documenti inviati.

Nonostante le normative vigenti spingano privati e pubbliche amministrazioni ad utilizzare la PEC, il fax continua ad avere un ampio utilizzo per le procedure più disparate. Il fax rappresenta un modo veloce e sicuro per inviare documenti importanti, contratti, disdette e quant’altro. La sua affidabilità è ormai comprovata da oltre 100 anni ed è per questo che l’utilizzo rimane massivo, nonostante si cerchi di scoraggiarlo. Da qualche anno, tra l’altro, grazie alle nuove tecnologie, è possibile inviare e ricevere fax anche online, direttamente dal proprio computer, tablet o smartphone. Insomma, un servizio tradizionale che si è dato un tocco di modernità che inevitabilmente lo renderà maggiormente longevo.

Inviare fax online è uno dei vantaggi che ha portato con sé la diffusione capillare delle connessioni veloci. Al giorno d’oggi, infatti, con Internet si può fare di tutto ed è provato che le aziende che adottano una chiara strategia basata sulla digitalizzazione aumentano la propria produttività, riducendo al minimo i tempi morti o le attività con poco o nullo valore aggiunto. L’utilizzo di posta elettronica, anche certificata, fax online e altri servizi, ha notevolmente semplificato e velocizzato i processi di circolazione delle informazioni e dei documenti.

È stato calcolato che con l’utilizzo di un servizio di fax online aziende e privati possono risparmiare fino a 600 euro subito. Si tratta infatti dei costi relativi all’acquisto e alla manutenzione dell’apparecchiatura necessaria per l’invio e la ricezione dei fax in modo tradizionale, oltre a quelli della linea telefonica. Sì, perché in questo caso i costi non sono perfettamente calcolabili in anticipo: il fax utilizza la linea in base al num ero di invii e ricezioni, e al numero di documenti trasmessi. Con un servizio di fax online, invece, non bisogna acquistare dispositivi aggiuntivi, poiché si può utilizzare qualunque computer si disponga, ma anche un tablet o uno smartphone.

Negli ultimi tempi si parla tanto di “Quarta rivoluzione industriale”, un fenomeno che riguarda sostanzialmente la digitalizzazione e l’apertura delle aziende alle nuove tecnologie, ma non solo. È strato calcolato che l’uso obsoleto della carta influisce assai negativamente sulla produttività delle aziende e in Italia, purtroppo, siamo ancora molto indietro (tranne qualche eccezione) rispetto ad altri Paesi. Molti dipendenti sono alle prese giorno per giorno con attività improduttive o che fanno perdere molte ore di tempo prezioso. Cose che adottando le nuove soluzioni tecnologiche, si potrebbero fare in pochi minuti.

Ogni anno le aziende italiane perdono qualcosa come 10 miliardi di ore di lavoro in operazioni e compiti che hanno un scarso valore aggiunto. Un danno immane alla produttività. È per questo che la digitalizzazione assume un valore ancora più importante. Per prima cosa, però, bisogna capirsi su cosa intenda per digitalizzare: ovvero, per definizione, trasformare documenti, suoni e altri tipi di materiali off line in un formato espresso da una sequenza di numeri in formato binario. Questi numeri a loro volta possono essere gestiti e modificati tramite un computer che li archivia in un database che può trovarsi sullo stesso computer.

Le cronache recenti sono piene di news relative ad attacchi subiti da imprese tramite lnternet. Piccole, medie ma anche grandi imprese sono costantemente a rischio. I big hanno inevitabilmente maggiori disponibilità e di conseguenza sistemi di difesa maggiormente efficaci, ragion per cui i problemi più grossi possono sorgere per le PMI. Tra i tipi di attacco online che hanno come vittime piccole e medie imprese ci sono i ransomware, un tipo di malware che ha avuto un vero e proprio boom nel 2016 e che anche nel 2017 si sono confermati come una minaccia assai fastidiosa.

Il mondo del lavoro nei prossimi anni cambierà in maniera radicale, questo è inevitabile. Lo si inizia a percepire già ora con il concetto sempre più consueto di ufficio digitale. Il motivo è da ricondurre al fatto che oggi la tecnologia pensa a tutto o quasi. Per tutte le nostre esigenze lavorative esistono dispositivi che indubbiamente ci facilitano e velocizzano la stragrande maggioranza del nostro lavoro.

Chiunque ha un ufficio dovrebbe avere come prerogativa quella di risparmiare prima di tutto perché fa bene per tenere meglio a posto i conti e poi anche perché fa bene all’ambiente evitare sprechi di carta ed energia.

Il moderno utilizzo del servizio fax è certamente online, sfruttando la rete internet. Ma fax online è anche sinonimo di archiviazione dei documenti inviati e ricevuti tramite servizio fax online su Cloud.

Abbiamo già avuto modo di parlare del servizio fax in tutti i suoi aspetti peculiari e tecnici, non trascurando un po’ di storia di questo servizio di telecomunicazioni, abbiamo anche capito che nonostante il veloce evolversi e progredire delle moderne tecnologie, il fax non è stato ancora soppiantato, anzi ha avuto il merito di essere riuscito a reinventarsi, diventando un servizio online, ancora utilissimo da utenti privati ed aziende.

Il servizio fax non è affatto tramontato come potrebbero pensare in tanti. Infatti, ancora molte persone lo utilizzano. Ci sono persone che ancora utilizzano la versione meno recente, per intenderci le macchine fax in voga negli anni ’80 e ’90, oppure ci sono quegli utenti che utilizzano il web per inviare fax online ancora molto in voga.

Un po’ tutti noi abbiamo utilizzato per anni il servizio fax, per gli usi più svariati ma sarà capitato a tanti di scoprire quanto un documento inviato via fax non solo sia sicuro ma abbia perfettamente valore legale per i molti usi consentiti secondo la legge italiana. Un documento inviato via fax ha pienamente valore legale soprattutto se numero mittente e quello destinatario sono ben visibili.

Il servizio fax cosi come lo conosciamo noi oggi nasce a cavallo della metà dell’Ottocento grazie ad alcune intuizioni illuminanti che si sono avute in giro per l’Europa. L’invenzione vera e propria del fax, però, avviene per opera dello scozzese Alexander Bain nel 1843. Fu proprio in quell’anno che riuscì a farsi dare il brevetto britannico per un fax.