Wie lässt sich die Produktivität im Büro verbessern?
In der modernen Bürowelt, in der offene Großraumbüros weit verbreitet sind, sehen sich die Mitarbeiter tagtäglich vor zahlreiche Herausforderungen gestellt, wenn es darum geht, sich beständig auf ihre Arbeit zu konzentrieren. Aus Sicht der Mitarbeiter sind die vielfältigen Ablenkungen durch Kommunikationsmittel und spezifische räumliche Gegebenheiten echte Hindernisse für die Produktivität. Auch für das Management sind sie eine große Herausforderung, denn es wird geschätzt, dass jede Unterbrechung einen anschließenden Zeitraum von durchschnittlich 20 Minuten erfordert, um sich wieder vollständig auf die Arbeit konzentrieren zu können!
Öffnen Sie Ihren Horizont Und Lassen Sie Tageslicht Herein
Die Auswirkungen sind auch über den Arbeitstag hinaus zu spüren, da bei der übermäßigen Helligkeit die natürlichen Schwankungen des Sonnenlichts fehlen und der natürliche Tag-Nacht-Rhythmus gestört wird. Die Folge: Der Körper findet es anstrengender und benötigt mehr Schlaf in der Nacht …
Was kann man tun?
- Räume mit großen Fenstern, in denen jeder Arbeitsplatz auch Tageslicht hat
- Persönliche zusätzliche Beleuchtung, die der Mitarbeiter nach seinen Bedürfnissen individuell einstellen kann
- Fehlen große Fenster, dann planen Sie einen Pausenraum im Freien ein: seinen Kaffee in einem Hof oder auf der Dachterrasse zu trinken ist immer belebend!
Kaffee-/Teepausen einschränken? Denken Sie noch nicht einmal daran!
Für Arbeitgeber gibt es nichts Ärgerlicheres als zehn diskutierende Mitarbeiter vor der Kaffeemaschine stehen zu sehen, während es gerade in der Firma so richtig rund geht. Die Aussage „Die Kaffeepause kostet jährlich 490 EUR je Mitarbeiter” entspringt einer Studie, die von einem Institut für Meinungsumfragen online durchgeführt wurde.
- Verschnaufen zwischen zwei Arbeitssitzungen
- Entspannen der Augen nach Stunden am flimmernden Bildschirm und Lockern der Muskulatur
- Austausch von Informationen zwischen den Abteilungen
- Gelegenheit, informell mit einem Vorgesetzten zu sprechen
- Integration von Neuankömmlingen
- soziale Kontakte usw
Auf ihre eigene besondere Weise hat die Kaffeepause ihren Anteil an der Produktivität des Unternehmens!
Was kann man tun?
Die richtige Temperatur und viel frische Luft!
Und welche Rolle spielen ein paar Grad mehr oder weniger für die Produktivität? Dies ist eine Frage, die bereits von mehreren Forschern untersucht wurde, und es stellte sich heraus, dass geistig tätige Mitarbeiter bei einer Temperatur von 24°C im Sommer und 22°C im Winter effektiver arbeiten. Doch Vorsicht: Die Luftfeuchtigkeit spielt auch eine Rolle!
Kanadische Forscher bestehen sogar darauf, die gegen Ende des Tages verschmutzte Raumluft effektiv auszutauschen. Eine vom Nationalen Institut für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin durchgeführte Umfrage nennt die Beeinträchtigungen in einem schlecht belüfteten Büro: „trockene Augen, Schläfrigkeit, Kopfschmerzen, verstopfte Nase, Halsschmerzen.“ Eine schlechte Luftqualität ist sogar für 30 % aller Erkrankungen verantwortlich!
Idealerweise sollte ein Arbeitsplatz mit einem individuellen Wärmeregler ausgerüstet sein. Zusätzlich sollte man unbedingt auf Folgendes zu achten:
Was kann man tun?
- regelmäßige Lüftung der Räume
- gründliche Reinigung der Freiflächen
Facebook und Twitter entschärfen, aber wie?
Welche der Ablenkungen stören die meisten Mitarbeiter?
Was kann man tun?
Kampf dem Lärm, der Nummer 1 unter den Produktivitätsfallen im offenen Büroraum!
Seit dem Aufkommen der gemeinschaftlich genutzten Großräume ist es nicht mehr möglich, die Tür zu schließen, um sich in aller Ruhe zu konzentrieren und in seine Arbeit zu vertiefen. Der Verlust der Privatsphäre ist ein Stressfaktor, auf den die Mitarbeiter regelmäßig hinweisen.
In der eFax® Studie sind dazu folgende Aussagen enthalten. Unter den Ablenkungen, die der Produktivität schaden, gibt es diejenigen, die von den Kollegen ausgehen, und jene in Bezug auf Kommunikationsmittel. Die nach Meinung der Deutschen am wenigsten störenden Kommunikationsmittel sind jene, deren Einsatz selbst initiiert wird und die nicht die Anwesenheit einer anderen Person erfordern. Dazu gehören das Fax, E-Mail und Instant Messaging.
Was kann man tun?
Es gibt mehrere Möglichkeiten, die man kombinieren kann:
- Bitten Sie die Mitarbeiter, leiser zu sprechen
- Verringern Sie die Lautstärke aller Klingeltöne
- Stellen Sie mobile Geräte auf Vibrationsalarm
- Isolieren Sie laute Geräte
- Installieren Sie Akustiktrennwände zwischen den Arbeitsplätzen
- Richten Sie einen Raum für „Arbeiten in vollkommener Stille“ oder umgekehrt einen „Gesprächsbereich“ ein (Empfang eines Kunden, Skype-Sessions, lange Telefonate etc.)
- Umgestaltung der Arbeitsplätze, z. B. Rücken an Rücken, um die Privatsphäre der Mitarbeiter zu wahren
- Verschiebung der Arbeitszeiten, um Spitzenzeiten besser abdecken zu können
- Erlauben Sie den Mitarbeitern, während der Arbeit Musik zu hören
Das Großraumbüro verfügt über entscheidende Vorteile, aber es hat auch seine Tücken. Um die unerwünschten Ablenkungen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu unterbinden, sollten wir gemeinsam nach Lösungen suchen, die den Komfort bei der Arbeit und die Zufriedenheit am Arbeitsplatz verbessern. Es wäre schade, dieses Managementmittel zu vernachlässigen, oder?